Секретарь — лицо офиса. Эта профессия подходит для ответственных, активных и коммуникабельных людей. Узнайте, чем занимается секретарь, как им стать и сколько можно зарабатывать.
Содержание статьи:
- Кто такой секретарь и чем он занимается
- Обязанности секретаря
- Какое образование нужно для работы секретарем
- Где можно учиться на секретаря
- Что нужно, чтобы стать секретарем
- Плюсы и минусы профессии секретаря
- Востребованность профессии секретаря
- Где работает секретарь
- Сколько получает секретарь
Кто такой секретарь и чем он занимается
От секретаря, или, как его еще называют, офис-менеджера, зависит функционирование всего офиса. Он является правой рукой руководства и посредником между ним, сотрудниками организации, клиентами и партнерами. Секретарь выполняет большое количество разнообразных обязанностей от встречи гостей и регистрации звонков до ведения делопроизводства. Сегодня эти специалисты требуются как в крупные, так и в небольшие компании, у которых есть офис.
Обязанности
- прием и фиксация входящих звонков и корреспонденции;
- встреча посетителей офиса;
- оформление пропусков для посетителей офиса и автомобилей для парковки;
- ведение делопроизводства;
- организация встреч и совещаний руководства;
- обеспечение офиса всем необходимым для работы (оргтехника, мебель, канцтовары и т. д.);
- ведение протоколов совещаний;
- организация командировок руководителя;
- коммуникация с курьерами по вопросам получения или доставки документации или покупок для офиса;
- выполнение отдельных поручений руководителя.
Какое образование нужно для работы секретарем
Трудоустроиться секретарем можно без профильного образования. Часто специалисты обучаются всему необходимому прямо на месте. Однако при этом у вас, скорее всего, будет минимум карьерных и зарплатных перспектив. Серьезные организации предпочитают принимать на работу секретарей с образованием или с опытом работы.
Профильное образование можно получить в вузе на программах по документоведению, архивоведению и т. д., поступив на базе диплома колледжа или аттестата 11 класса по результатам ЕГЭ. Обучение длится от 4 лет. Студенты получают глубокие теоретические знания. Некоторые, но далеко не все организации требуют от кандидатов наличие высшего образования.
Получить профессию секретаря также можно в колледже после 9 или 11 класса. Длительность обучения составляет 2,5-4 года. Принимают в ссузы по конкурсу аттестатов. В колледжах студенты получают знания и навыки, необходимые непосредственно для работы секретарем. Но при этом, как и в вузах, изучают также и общеобразовательные дисциплины. Поступление в колледж — это оптимальный вариант для тех, кто только окончил школу, еще не получил никакой диплом о профессиональном образовании и готов потратить несколько лет на обучение.
Если же вы хотите получить профессию секретаря за несколько месяцев, вам будет удобнее пройти онлайн-курсы профессиональной переподготовки и дополнительного образования. В их программу входит информация в концентрированном виде без «воды». Благодаря дистанционному* формату вы сможете заниматься из любой точки мира и совмещать обучение с текущей работой и другими делами. Поступить на курсы можно на базе любого образования.
Где можно учиться на секретаря
Дистанционные* курсы для будущих секретарей реализует АДПО (АНО ДПО «Северо-Западная Академия дополнительного профессионального образования и профессионального обучения»). Обучение проходит на специальной образовательной платформе, на которой вы будете заниматься в удобное для вас время.
Разрабатывают программы и преподают дисциплины кандидаты наук и эксперты с большим опытом работы. В рамках курсов вы будете закреплять полученные знания, выполняя практические задания.
На этой программе вы за 5 месяцев научитесь оформлять типовые приказы и распоряжения, вести деловую переписку, организовывать переговоры, встречать посетителей в приемной. Вы узнаете, как работать с основными офисными компьютерными программами, вести документооборот, познакомитесь с основами архивного дела, имиджем и этикетом секретаря современной организации. По итогам прохождения курса вы получите диплом о профессиональной переподготовке с присвоением двух квалификаций: «Специалист по документационному обеспечению управления организацией» и «Специалист архива».
Курс длительностью 3 месяца, на котором вы познакомитесь с профессиональной этикой секретаря, правилами делового общения, современным ведением документооборота, охраной труда. Вы научитесь организовать работу приемной, регистрировать посетителей и звонки, предоставлять руководителю служебные записки и документы на подпись от структурных подразделений организации. После успешного прохождения программы вы получите свидетельство с присвоением квалификации «Секретарь-администратор».
В нашей Академии регулярно проходят онлайн-вебинары, на которых вы сможете перенять опыт экспертов, задать им вопросы и принять участие в групповых обсуждениях в прямом эфире. Доступ ко всем материалам курса после его успешного прохождения останется у вас бессрочно. Кроме того, во время обучения и в течение 90 дней после его окончания вы сможете пользоваться нашей библиотекой с вебинарами на разные темы.
Что нужно, чтобы стать секретарем
Для того чтобы трудоустроиться секретарем, необходимо:
- знать деловой этикет, правила деловой переписки;
- уметь работать с оргтехникой;
- быть способным использовать основные офисные компьютерные программы (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook и другие);
- обладать развитыми коммуникативными навыками;
- понимать принципы ведения документооборота;
- иметь навыки тайм-менеджмента;
- быть стрессоустойчивым.
В зависимости от специфики организации к секретарям могут предъявляться дополнительные требования, например, знание иностранных языков, навыки скоростного набора текста или ведения архива.
Плюсы и минусы профессии
+ Востребованность.
+ Комфортные условия труда.
+ Легкий вход в профессию.
+ Много общения с людьми.
+ Возможность получать высокую зарплату.
+ Специалисты требуются по всей России.
- Множество рутинных задач.
- Ограниченный карьерный рост.
- Периодически работа связана со стрессом.
Востребованность профессии
Секретарь — очень востребованная профессия, потому что без этого специалиста не обходится ни один офис. Только на hh.ru размещено 12 200+ вакансий для секретарей в России.
Наиболее востребованы специалисты в Москве, Санкт-Петербурге и Московской области. При этом вакансии есть во всех регионах страны — от Калининградской области до Сахалина. Более 6700 работодателей рассматривают кандидатов с опытом работы от 1 до 3 лет, а свыше 4400 готовы трудоустроить новичков.
Где работает секретарь
Секретари работают в любых коммерческих, некоммерческих и государственных организациях, где есть офис. В крупных организациях может быть даже несколько специалистов.
Как правило, рабочее место секретаря находится при входе в офис. Если это личный секретарь руководителя, то он обычно занимает помещение перед директорским кабинетом.
Сколько получает секретарь
Согласно данным статистики, средняя зарплата секретаря в 2024 году в России составляет более 41 000 рублей в месяц, а в Москве — выше 63 000 рублей в месяц. Зарплаты специалистов зависят от опыта работы, региона и особенностей самой организации. Начинающие секретари могут получать 25 000-35 000 рублей в месяц в регионах и 50 000-60 000 рублей в месяц в Москве. Опытные специалисты зарабатывают от 35 000 рублей в месяц в регионах и от 60 000 рублей в месяц в Москве.
Освойте востребованную профессию секретаря за 3-5 месяцев в нашей Академии. Набор на программы открыт круглый год. Записаться на обучение или консультацию можно на сайте или по номеру 8 (800) 550-76-27. Наши специалисты помогут определиться с программой и ответят на ваши вопросы.
* Форма обучения – заочная. Образовательные программы реализуются с применением исключительно электронного обучения, дистанционных образовательных технологий
